Aktualności

Dyskusja o rozwoju e-administracji

Cofnij

7 marca 2023

Projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z rozwojem e-administracji opracowany przez resort cyfryzacji był przedmiotem dyskusji na Zespole ds. społeczeństwa informacyjnego Komisji Wspólnej Rządu i Samorządu Terytorialnego. W trakcie posiedzenia swoje uwagi do przygotowanego przez Ministerstwo Cyfryzacji projektu przedstawiła m.in. Unia Metropolii Polskich im. Pawła Adamowicza.

W aktualnym systemie prawnym obowiązują nadal przepisy prawa i procedury, które nie przewidują elektronicznego postepowania organów administracji publicznej. Sprawy realizowane przez administrację publiczną wymagają niejednokrotnie osobistego stawiennictwa strony w urzędzie lub przedłożenia (przekazania) dokumentów w postaci papierowej. Powszechnie dostrzegalna jest potrzeba takiego przekształcania administracji publicznej, aby w ramach swojej działalności uwzględniała procesy, których źródłem są nowe technologie. Takie działania administracji publicznej wymagają zapewnienia odpowiedniej infrastruktury telekomunikacyjnej, systemów teleinformatycznych i oprogramowania, oraz spójnej i konsekwentnie realizowanej wizji architektury informacyjnej państwa. Próbą realizacji przedstawionych wyżej idei jest projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z rozwojem e-administracji (UD372). Był on przedmiotem szerokiej dyskusji na ostatnim posiedzeniu Zespołu ds. społeczeństwa informacyjnego Komisji Wspólnej Rządu i Samorządu Terytorialnego, które odbyło się 24 lutego br. W trakcie posiedzenia swoje uwagi do przygotowanego przez Ministerstwo Cyfryzacji projektu przedstawiła m.in. Unia Metropolii Polskich im. Pawła Adamowicza.

Nie można udawać, że awarii nie będzie

Uwagi zgłoszone do projektu ustawy o rozwoju e-administracji przedstawiał Sylwester Szczepaniak, koordynator UMP ds. społeczeństwa informacyjnego i smart city. - Administracja ma zapewnić ciągłość działania, jednocześnie nie możemy ukrywać, że różnego rodzaju ataki hackerskie, czy awarie nie będą miały miejsca. Dlatego w projekcie powinien się znaleźć przepis o takich właśnie zdarzeniach i awariach dotykających systemów teleinformatycznych – mówił Sylwester Szczepaniak wskazując, że na skutek interwencji strony samorządowej tego typu przepisy pojawiają się w innych ustawach, np. w prawie budowlanym. – To są jednak przepisy punktowe, a trzeba pamiętać, że mamy szereg „starych” ustaw, w których tego typu regulacje nie zostały prowadzone. Dlatego naszym zdaniem do ustawy o informatyzacji należy wprowadzić taki ogólny przepisy dotyczący awarii systemów teleinformatycznych i zasad postępowania w sytuacjach, w których takie zdarzenia wystąpią.  Ale to są znowu zmiany punktowe. My mamy masę ustaw (starych), w których takich przepisów brakuje. Dlatego postulujemy wprowadzenie np. do ustawy o informatyzacji stosownych przepisów jako zasady ogólnej, która - oczywiście - będzie mogła być modyfikowana w przepisach ustaw szczególnych - mówił ekspert UMP.

Kłopotliwe przepisy o EZD

Unia Metropolii Polskich zwróciła uwagę na zmianę wprowadzana przez projekt ustawy o rozwoju e-administracji w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Obecnie art. 6 ust. 1 i 1a tej ustawy stanowi, że organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą powstającej w nich oraz nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji. Zadania te mogą być realizowane w ramach elektronicznego zarządzania dokumentacją (systemy EZD).

Projekt ustawy o rozwoju e-administracji wprowadza do art. 6 ust. 1 i 1a z pozoru drobną zmianę, która niesie ze sobą jednak bardzo poważne konsekwencje. Mianowicie wyrażenie „mogą być realizowane” zastępuje wyrażeniem „są realizowane”.

- Dla mnie ta zmiana powoduje zmianę interpretacji całego przepisu. Takie też sygnały dostajemy z samorządów. Tu nie chodzi o to, że system klasy EZD musi być, tylko o to, że te zadania są w systemie klasy EZD realizowane. Dlatego proponowaną zmianę należy przeredagować, no bo dzisiaj ten przepis mówi: „ja mogę, nie muszę”. Propozycja zaś mówi: „ja muszę” – wyjaśniał Sylwester Szczepaniak dodając, że dla miast UMP nie będzie to problemem, ponieważ miasta te już teraz takie systemy u siebie mają i z ich wykorzystaniem pracują. Może to być jednak duży problem dla mniejszych jednostek samorządowych.

Przepis ten budzi tym większe zastrzeżenia, że projekt daje samorządom 14 dniowy termin na wdrożenie takiego systemu.

- Tutaj rzeczywiście problem jest dość duży. 14 dniowy termin jest nierealny do wdrożenia jakiegokolwiek systemu teleinformatycznego – wskazywał Artur Prasal, kierownik Oddziału ds. Elektronicznego Urzędu w Urzędzie Miasta Łodzi.

Czy zdigitalizowany dokument ostanie się w sądzie?

W ocenie Unii Metropolii Polskich ustawę o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach należy także uzupełnić o przepisy proceduralne wskazujące wprost, że zdigitalizowane dokumenty mają taką sama moc dowodową, jak papierowe oryginały.

- Chodzi o to, żeby do przepisów proceduralnych wprowadzić tą kwestię, że jeżeli dany dokument został zeskanowany i opatrzony pieczęcią kwalifikowaną, to taki e-dokument ma moc dowodowa taką samą jak oryginał – mówił Sylwester Szczepaniak. – Dlaczego to takie ważne? Może posłużę się przykładem z prawa pracy. W kodeksie pracy wprowadzone zostały przepisy, mówiące o tym, że zeskanowany dokument pracowniczy (np. umowa o zakazie konkurencji) ma taką sama moc dowodową, jak jej papierowy oryginał. Jednocześnie nie zostały w tym zakresie zmienione przepisy proceduralne. W konsekwencji radcowie prawni nie rekomendowali i nie rekomendują niszczenia papierowych oryginałów takich zdigitalizowanych dokumentów wskazując na to, że sądy mogą ich form elektronicznych nie uznawać za dowód. Dla sądu będzie to tylko zeskanowana kopia, właśnie z powodu braku odpowiednich zmian w przepisach proceduralnych – wyjaśniał Sylwester Szczepaniak.

Przepisy KPA o pieczęciach elektronicznych wymagają doprecyzowania

Unia Metropolii Polskich zgłosiła także potrzebę doprecyzowania przepisów Kodeksu postepowania administracyjnego dotyczących zasad posługiwania się pieczęcią elektroniczna.

Zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami k.p.a. pisma utrwalone w postaci papierowej opatruje się podpisem własnoręcznym. Pisma utrwalone w postaci elektronicznej opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu administracji publicznej ze wskazaniem w treści pisma osoby opatrującej pismo pieczęcią (art. 14 § 1a k.p.a.). Z kolei art. 14 § 1b k.p.a. stanowi, że sprawy mogą być załatwiane z wykorzystaniem pism generowanych automatycznie i opatrzonych kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu administracji publicznej. W przypadku pism generowanych automatycznie przepisów o konieczności opatrzenia pisma podpisem pracownika organu administracji publicznej nie stosuje się.

 Jednocześnie art. 14 § 1d k.p.a. wskazuje, że pisma kierowane do organów administracji publicznej mogą być sporządzane na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej. Do opatrywania ich podpisami i pieczęciami stosuje się przepisy § 1a i 1b k.p.a.

- Pieczęć elektroniczna staje się coraz bardziej popularna, jeżeli chodzi o podmioty prywatne. A to, że w art. 14 § 1d k.p.a. mamy bezpośrednie odwołanie do stosowania w zakresie pieczęci elektronicznych art. 14 § 1a i 1b k.p.a. pojawiają się wątpliwości. Dotyczą one tego, czy tak naprawdę przepisy Kodeksu postepowania administracyjnego dopuściły możliwość, aby podmiot prywatny (np. osoba prawna) używał w stosunku do np. organu JST stosować pieczęcie elektroniczne i wysyłać nam pisma, np. wnioski? To jest kluczowe, bo dla nas to jest ocena, czy uznajemy takie pismo (wniosek) za prawidłowy, czy wzywamy do uzupełnienia, zgodnie z przepisami dotyczącymi reprezentacji (np. podpisy dwóch członków Zarządu osoby prawnej)? W naszej ocenie w przepisie art. 14 § 1d k.p.a. zabrakło słowa „odpowiednio”. W naszej ocenie zdanie 2 art. 14 § 1d k.p.a. powinno brzmieć „Do opatrywania ich podpisami i pieczęciami stosuje się odpowiednio przepisy § 1a i 1b.”.Dlatego prosimy o wyjaśnienie tych wątpliwości interpretacyjnych – mówił Sylwester Szczepaniak.

Dyskusja nad projektem będzie kontynuowana

Wśród zgłoszonych przez Unię Metropolii Polskich uwag znalazły się także dotyczące e-doręczeń, czy nowego, przewidzianego do wprowadzenia systemu e-płatności za świadczone przez administracje usługi. Nie wszystkie też zgłoszone przez UMP i innych przedstawicieli strony samorządowej uwagi, propozycje i wątpliwości udało się stronie rządowej wyjaśnić na bieżąco. Dlatego Zespół postanowił, że dyskusja nad projektem ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z rozwojem e-administracji będzie kontynuowana na kolejnych posiedzeniach.

Foto: JESHOOTS.COM/Unsplash

 

 

Michał Cyrankiewicz-Gortyński

Redaktor
X
Używamy ciastka

Na tej stronie internetowej używamy plików cookie. Niektóre z nich są wymagane do działania strony, inne są użyteczne, aby zapewnić Ci najlepsze wrażenia z korzystania z sieci..