Dzień ochrony danych osobowych

Dzień ochrony danych osobowych to także moment, w którym warto wskazać na rolę ochrony danych osobowych w samorządach miejskich.

Ostatnie dwa lata to był czas intensywnych przygotowań do dostosowania miast do nowych regulacji RODO oraz przepisów polskiego prawa, które na podstawie upoważnienia RODO zostały przyjęte przez ustawodawcę.

Tym bardziej cieszy, że Najwyższa Izba Kontroli w raporcie NIK o wprowadzaniu RODO w urzędach dużych miast potwierdziła, że z nielicznymi wyjątkami, w skontrolowanych urzędach (tym w miastach członkowskich UMP) systemy przetwarzania i zabezpieczania danych osobowych oraz procedury dotyczące ich ochrony opracowano i wprowadzono w życie zgodnie z wymaganiami RODO. Dostęp do raportu pod adresem NIK o wprowadzaniu RODO w urzędach dużych miast - Najwyższa Izba Kontroli

Dbałość o przetwarzanie danych osobowych to jednak proces ciągły.  Wyzwań w ubiegłym roku było nie brakowało.

Jednym z nich było  wypracowanie stanowiska  w odpowiedzi na skierowanym do miast w kwietniu 2020 r. żądaniami Poczty Polskich przekazania jej danych wyborców dla potrzeb organizowania – planowanych ówcześnie wyborów parlamentarnych trybie korespondencyjnym.

Ostatecznie miasta odmówiły przekazania tych danych, co  jak potwierdziło to orzecznictwo sądów administracyjnych było decyzją słuszną.

Zwiększa się również świadomość mieszkańców, którzy coraz lepiej rozumieją swoje prawa i je realizującą. Powyższe wymaga od miast wprowadzenia odpowiednich mechanizmów zarządczych w celu realizacji kierowanych do miast żądań w tym zakresie.  Jest to duże wyzwanie organizacyjne, które wymaga stałych ulepszeń.

Zwiększa się liczba decyzji wydawanych przez Prezesa Ochrony Danych Osobowych, w tym skierowanych do podmiotów publicznych. W decyzjach Prezes UODO zawiera  również ogólne wytyczne, które wymagają analizy pod kątem konieczności ewentualnego dostosowania praktyki działania miasta do wymagań stawianych przez Prezesa UODO.

Samorządy muszą także stale monitorować też zmiany legislacyjne, które wymagają oceny ryzyka pod kątem ochrony danych osobowych.  Unia Metropolii Polskich wspiera miasta w tych działaniach.  Okazało się to szczególnie ważne w okresie wprowadzania szybkich zmian legislacyjnych przez Rząd w pierwszych miesiącach pandemii.

Oczywiście okres pandemii Covid -19 to także prace administracyjne związane z wdrożeniem w szybkim tempie pracy zdalnej w urzędzie,  tworzeniem często ad hoc usług online oraz konieczność przeorganizowania procesów wewnętrznych stanowiły dla miast, w tym IOD duże wyzwanie.

Na koniec należy wskazać na  kwestie wykorzystania nowych technologii i regulacji z tym związanych.

Miasta – członkowie Unii Metropolii Polskich - to miasta inteligentne, wykorzystujące najnowsze rozwiązania organizacyjne i technologiczne. Korzystanie z rozwiązań typu Big Data, AI, Blockchain oraz produktów smart city wymaga pogłębionych analiz w zakresie ochrony danych osobowych.

Wszystko wskazuje na to, że nowy 2021 r. będzie kolejnym ciekawym i intensywnym rokiem w świecie przetwarzania danych osobowych.