E-doręczenia coraz bliżej

Już tylko cztery miesiące zostały do wejścia w życie przepisów regulujących zasady doręczania pism urzędowych droga elektroniczną. Przepisy przewidują, że elektroniczne pismo urzędowe, które trafi za pośrednictwem wskazanego przez stronę adresu e-mail do jego skrzynki e-doręczeniowej, będzie traktowane równoznacznie z doręczeniem w tradycyjnej formie: listu poleconego za potwierdzeniem odbioru, czy osobistego odbioru pisma.

Rozwiązania takie przewiduje ustawa z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 2330). Jej przepisy zaczną obowiązywać 1 lipca 2021 r.

Zgodnie z przepisami ustawy podmiot publiczny doręcza korespondencję wymagającą uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego na adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych. Natomiast w przypadku gdy adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego nie został wpisany do bazy adresów elektronicznych, doręczenie korespondencji następuje na adres do doręczeń elektronicznych, z którego podmiot niepubliczny nadał korespondencję.

Kiedy nie stosujemy e-doręczeń

Ustawa o e-doręczeniach wprowadza zasadę tzw. domyślności cyfrowej. Oznacza ona, że domyślnym sposobem wymiany korespondencji pomiędzy podmiotami publicznymi (np. organem administracji publicznej: prezydentem miasta, burmistrzem, czy wójtem), a podmiotem niepublicznym (osoba fizyczna, prawna, jednostka osobowości prawnej nie posiadająca) będącym np. stroną toczącego się postepowania administracyjnego ma być publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Co więcej ma być ona domyślnym sposobem doręczania pism także w stosunku do osób wykluczonych cyfrowo. A to dzięki zastosowaniu rozwiązania hybrydowego.

Nie do wszystkich jednak postępowań i nie wszystkie rodzaje korespondencji będą doręczane w procedurze e-doręczeń. Ustawodawca w art. 3 ustawy o doręczeniach elektronicznych wyliczył te wyłączenia.

Zgodnie z jego treścią e-doręczeń nie stosuje się do korespondencji zawierającej informacje niejawne. Doręczenia elektroniczne nie będą też stosowane w postepowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz w konkursie prowadzonym na podstawie przepisów ustawy z 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych. Procedura e-doręczeń nie będzie także stosowana w postępowaniu o zawarcie umowy koncesji (ustawa z 21 października 2016 r. o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi). A także w tych sytuacjach, w których przepisy odrębne przewidują wnoszenie lub doręczanie korespondencji z wykorzystaniem innych niż adres do doręczeń elektronicznych rozwiązań techniczno-organizacyjnych, w szczególności na konta w systemach teleinformatycznych obsługujących postępowania sądowe lub do repozytoriów dokumentów.

Usługa hybrydowa dla wykluczonych cyfrowo

Ustawodawca przewidział, że nie wszyscy mieszkańcy naszego kraju mają możliwość, albo gotowość do korzystania z elektronicznej formy komunikowania się z urzędami.

Dlatego też wprowadził rozwiązanie hybrydowe. Polega ono na tym, że organ administracji publicznej (np. prezydent miasta, starosta, czy marszałek województwa) nadaje pismo w wersji elektronicznej i podpisane elektronicznie. Trafia ono do odbiorcy pośredniego, którym będzie tzw. „operator wyznaczony” (będzie nim do końca 2025 r. Poczta Polska S.A.). Operator wyznaczony dokona przekształcenia dokumentu elektronicznego w tradycyjną przesyłkę listową, która zostanie doręczona adresatowi tradycyjnie, czyli np. za potwierdzeniem odbioru.

Jak czytamy w uzasadnieniu do projektu ustawy o doręczeniach elektronicznych; „Wszystkie czynności realizowane na potrzeby przekształcenia realizowane będą przy zapewnieniu ochrony tajemnicy korespondencji. Korespondencja zostanie uzupełniona o dołączone potwierdzenie podpisania dokumentu elektronicznego przez podmiot publiczny lub jego przedstawiciela podpisem elektronicznym wraz ze wskazaniem rodzaju podpisu albo potwierdzenie złożenia oświadczenia woli przez podmiot publiczny lub jego przedstawiciela z wykorzystaniem środka identyfikacji elektronicznej.”.

Rejestr adresów e-mail do doręczeń elektronicznych

Bazę adresów elektronicznych, w której gromadzone są adresy do doręczeń elektronicznych prowadzi minister właściwy ds. informatyzacji. On też zapewnia jej utrzymanie i rozwój. Do zadań ministra ds. informatyzacji należy także utworzenie adresu do doręczeń powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego.

Zaznaczyć w tym miejscu trzeba, że do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów elektronicznych, powiązanego z usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego zobowiązany jest każdy podmiot publiczny.

Taki adres posiadać muszą także niektóre osoby fizyczne, a mianowicie:

• adwokat wykonujący zawód;
• radca prawny wykonujący zawód;
• doradca podatkowy wykonujący zawód;
• doradca restrukturyzacyjny wykonujący zawód;
• rzecznik patentowy wykonujący zawód;
• notariusz wykonujący zawód;
• radca Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej wykonujący czynności służbowe.

Adres do doręczeń elektronicznych jest obligatoryjnie wymagany także dla podmiotów niepublicznych wpisanych do rejestru przedsiębiorców oraz wpisanych do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.