Metryka sprawy - uwagi miast UMP

Mimo bardzo krótkiego okresu obowiązywania rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 6 marca 2012 r. w sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy pojawiło się wiele pytań związanych z prowadzeniem ww. metryki. W swej treści metryka nie zawiera nic nowego co nie wynikałoby z akt sprawy, w których pozostają egzemplarze wszystkich pism, postanowień i decyzji zawierających datę, podpis, imię i nazwisko oraz stanowisko zarówno pracownika, który przygotował projekt dokumentu, jak i osób, które ten projekt zaakceptowały i podpisały. Wraca natomiast pytanie o rolę jaką ma pełnić metryka sprawy: czy ma mieć wartość dowodową czy ma być jedynie dodatkową informacja w sprawie.

Pojawiają się też kolejne pytania:

• zakres przedmiotowy metryki - czy należy go rozumieć w wąskim zakresie (postępowania administracyjne zakończone decyzją, postanowieniem, pozwoleniem i zezwoleniem oraz zaświadczenia (o ile nie są wyłączone przepisami wykonawczymi) czy też w zakresie pełnym wskazanym w art. 1 i 2 k.p.a. (wraz ze skargami i wnioskami co rodzi pytania o poszczególne kolumny w metryce sprawy).
• zakres informacji umieszczanych w metrykach spraw: czy należy wskazać wszystkie osoby uczestniczące w postępowaniach administracyjnych i podatkowych czy wyłącznie urzędników uczestniczących w podejmowaniu decyzji; wskazać wyłącznie czynności procesowe czy także czynności kancelaryjne, techniczne.

Wątpliwość budzi też sam wydruk metryki sprawy - czy powinien być podpisany, a jeśli tak to przez kogo? O ile sens wprowadzonego obowiązku wypełniania metryczki można jeszcze odnaleźć w sprawach o charakterze długotrwałym i niestandardowym to w przypadku spraw realizowanych masowo i w krótkim terminie, wypełnienie kolejnego dokumentu opóźnia i utrudnia wykonanie zadania.

Wg opinii miast UMP należy przeanalizować m.in. prowadzenie metryk w przypadku zagadnień związanych z prawem jazdy: obecnie takie działanie jest powieleniem informacji wprowadzonych do Centralnej Ewidencji Pojazdów i Kierowców. W systemie KIEROWCA znajduje się chronologiczny, szczegółowy wykaz wszystkich spraw, które zostały przyporządkowane danemu kierowcy (istnieje możliwość sprawdzenia przeprowadzonej czynności, jej daty oraz operatora). Każdy operator odpowiada za dane wprowadzone do systemu. W tym samym systemie pracuje rejestracja pojazdów - wyłączona z obowiązku prowadzenia metryki sprawy.

Te i pozostałe pytania oraz wątpliwości Unia Metropolii Polskich przekaże do Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji, z prośbą o szybką odpowiedź. Dodatkowo zgłoszone zostaną propozycje spraw, dla których obowiązek prowadzenia metryki powinien być wyłączony: m.in. należy rozważyć wyłączenie stosowania metryki sprawy w sprawach, w których wydaje się zaświadczenia oraz z zakresu rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków.

Metryka sprawy była jednym z tematów seminarium Komisji Sekretarzy i Prawników Miast UMP, które odbyło się w dniach 23-24 kwietnia br. w Warszawie.