Facebook
Twitter
LinkedinNa czym polega robotyzacja obsługi faktur w UM Bydgoszczy?
Janusz Popielewski: Po centralizacji rozliczeń VATu i wprowadzenia jednego NIPu dla wszystkich jednostek organizacyjnych miasta zgłosił się do nas – Wydziału Informatyki UM Bydgoszczy – Tomasz Bońdos sygnalizując, że ma problem z prawidłowym dostarczaniem faktur do właściwych jednostek miasta…
Tomasz Bońdos: …rzeczywiście, faktury krążyły po urzędzie, pomiędzy jednostkami, nikt do końca nie wiedział, gdzie konkretna faktura ma trafić. Skutkiem tego były opóźnienia w terminowych płatnościach a w następstwem wezwania do zapłaty i noty, dla których też trudno było odszukać adresata. Trzeba było to wszystko na nowo uporządkować.
Janusz Popielewski: Dość długo zastanawialiśmy się, jak ten problem rozwiązać i w końcu uznaliśmy, że najlepszym rozwiązaniem będzie zastosowanie technologii RPA…
Może Pan wyjaśnić co ten skrót oznacza?
Janusz Popielewski: Już wyjaśniam RPA, to skrót od angielskiego wyrażenia Robotic Process Automation, czyli Automatyzacja Procesów Biznesowych. Jest to technologia pozwalająca bez udziału człowieka realizować pewne ustrukturyzowane i oparte na danych procesy, takie jak np. wprowadzanie szeregu danych do arkuszy kalkulacyjnych. Może nie jest to zadanie szczególnie wymagające, ale za to z pewnością żmudne, nudne, wymagające nieustannej koncentracji i takie, w którym bardzo łatwo o pomyłki. Wystarczy np. postawić przecinek nie w tym miejscu co trzeba. Człowiek taką pracą szybko się męczy, robot nie i może ją wykonywać praktycznie na okrągło i bez błędów.
I taki właśnie robot został w UM Bydgoszczy „zatrudniony” do porządkowania faktur?
Janusz Popielewski: Tak. Każdemu punktowi poboru energii został przyporządkowany adres e-mail. W efekcie pracownicy nie muszą zajmować się już procesowaniem fizycznych dokumentów papierowych lub z e-bok i przesyłaniem ich do jednostek odpowiadających za dany Punkt Poboru Energii (PPE). Nasz robot robi to za nich. Ale to nie wszystko. Przy okazji wprowadzania tego rozwiązania w życie, postanowiliśmy bowiem rozwiązać jeszcze jeden problem związany z monitoringiem i zarządzeniem energią w mieście.
Tadeusz Bońdos: Chodziło o stworzenie centralnej bazy danych gromadzącej informacje np. o zużyciu energii przez poszczególne jednostki organizacyjne miasta, czy poszczególne punkty poboru energii. To są ważne dane, przydatne chociażby przy konstruowaniu zamówienia na dostawę energii elektrycznej na potrzeby miasta. Taką bazę danych próbowaliśmy stworzyć już od lat. W 2014, czy 2015 r. zakupiliśmy bazę do zarządzania energią (wtedy jeszcze nie było centralizacji VAT) i poszczególne jednostki – ich pracownicy – wprowadzali do tej bazy dane o zużyciu energii i innych wskaźnikach, ale przy 1400 punktach poboru energii, którymi dysponuje Bydgoszcz ręczna praca oparta tylko i wyłącznie na księgowych i kontystach nie miała najmniejszego sensu. Cały system tracił spójność, gdy ktoś danych nie wprowadził, albo wprowadził błędnie myląc np. kilowatogodziny z megawatogodzinami itd. Zresztą rozmaitych informacji na fakturze za energię jest bardzo dużo i co roku przybywa nowych, więc o taką pomyłkę nie trudno. Przy takim rozproszeniu struktury, przy ponad 20 tys. faktur rocznie, różnych typach umów na energię, stworzenie takiej bazy danych w oparciu o ludzką pracę nie mogło się udać. Tylko i wyłącznie automatyzacja procesu zbierania danych mogła zapewnić zgromadzenie wszelkich danych o zużyciu energii elektrycznej przez miasto.
Udało się dzięki robotowi, który nie tylko dystrybuuje faktury, ale także gromadzi dane z tych faktur i jednocześnie wykrywa wszelkie anomalie dotyczące np. zużycia energii. Mamy na bieżąco informacje, m.in. czy dana faktura została pobrana, czy została opłacona. Robot powiadamia też o każdej sytuacji pojawienia się na takim dokumencie nietypowych danych np. o zerowym zużyciu energii w danej jednostce, o pojawieniu się faktury dla nowego punktu poboru energii, czy o podwójnym naliczeniu opłaty za energię.
Innymi słowy Bydgoszcz zyskała bazę danych pozwalającą sprawniej zarządzać zużyciem energii elektrycznej?
Tomasz Bońdos: Akurat zużyciem energii elektrycznej, to zarządzać specjalnie nie możemy. Nie możemy np. zdalnie za użytkowników wyłączać urządzeń elektrycznych pobierających prąd, pamiętać aby to przysłowiowe światło gasić, gdy już jest niepotrzebne. Ale baza danych pozwala nam lepiej zarządzać parametrami zawieranych z dostawcami energii umów i dostosować je do wielkości zużycia. System monitoruje i informuje nas, czy np. zostały przekroczone zamówione moce energii elektrycznej, czy przekroczone zostały inne parametry np. mocy biernych, indukcyjnych czy pojemnościowych. Teraz, kiedy te wszystkie dane zbiera robot, wreszcie mamy dostęp do tych wszystkich informacji i to na skalę całego miasta. Wiedza ta pozwala nam m.in. podjąć działania, instalować urządzenia np. kompensatory, które będą eliminować przekroczenia, a tym samym konieczność ponoszenia opłat dodatkowych.
Innymi słowy chodzi o redukcję kosztów.
Tomasz Bońdos: Tak. Monitorowanie zużycia, faktur, zbieranie tych wszystkich danych i ich analiza ma jeden cel, aby opłaty za energię elektryczną były dla budżetu miasta jak najniższe. To jest największa korzyść ze zbieranych przez robota danych i ich gromadzenia w centralnym repozytorium. Mamy wreszcie dostęp do danych, których wcześniej nie mieliśmy i możemy je wykorzystać tak, aby opłaty za energię elektryczną dla Bydgoszczy były jak najniższe.
Jakie inne korzyści mogą płynąć z Automatyzacji Procesów Biznesowych dla urzędu miasta?
Janusz Popielewski: Robotyzacja pozwala uwolnić pracowników od wykonywania żmudnych, powtarzalnych czynności, którymi – powiedzmy sobie szczerze – w dobie powszechnej cyfryzacji urzędnicy nie powinni się zajmować. Urzędnik powinien wykonywać pracę koncepcyjną, a nie przepisywać dane z jednego systemu do drugiego. Takie czynności może – z powodzeniem, bez znużenia, zmęczenia i błędów – wykonywać automat. A ludzie, uwolnieni od konieczności wykonywania takich czynności, mogą się zająć bardziej kreatywną pracą. Można zatem powiedzieć, że robotyzacja pozwala uzupełnić braki kadrowe i to takie, których nie bylibyśmy w stanie zasypać korzystając z rynku pracy, natomiast w żaden sposób nie prowadzi do zwolnień i redukcji zatrudnienia. Warto to podkreślić, aby rozwiać obawy pracowników.
Tomasz Bońdos: Moim zdaniem robotyzacji w ogóle nie należy rozważać w kategorii zwolnień pracowników. Doświadczony urzędnik powinien myśleć o tym co jest do poprawy, jakie są oczekiwania mieszkańców, jak zrealizować nowe, nakładane przez ustawodawcę obowiązki, również poprzez ich robotyzację. Zresztą widzę wśród urzędników rosnącą świadomość, że istnieje wiele czynności, których człowiek nie powinien wykonywać, które powinny zostać zrobotyzowane, zautomatyzowane.
W jaki sposób Bydgoszcz pozyskała takiego fakturowego robota? Czy jest to program stworzony przez miasto, czy usługa zakupiona na zewnątrz?
Janusz Popielewski: Wszystko zaczęło się od zrealizowanego na zlecenie miasta proof of concept przez firmę Konica Minolta. To nam pokazało, że robotyzacja tego procesu jest możliwa, da się zrobić i ma sens. Na podstawie tego został sporządzony opis zamówienia publicznego i przeprowadzony regularny przetarg. Wygrała go zresztą zupełnie inna firma, a nie Konica Minolta, która – z wykorzystaniem innych narzędzi – bardzo dobrze poradziła sobie z postawionym przed nią zadaniem.
Tomasz Bońdos: Dodam tylko, że cała procedura została bardzo sprawie przeprowadzona przez nasz Wydział Informatyki, także do mnie nie dotarły żadne informacje o jakichkolwiek problemach. To chyba świadczy, że podział zadań i kompetencji mamy w bydgoskim magistracie bardzo dobrze ułożony.
Czy jest to rozwiązanie stworzone specjalnie na potrzeby Bydgoszczy, czy może być stosowane także przez inne jednostki samorządu terytorialnego?
Janusz Popielewski: W mojej ocenie jest to rozwiązanie uniwersalne. Nie bazuje na żadnych naszych specyficznych uwarunkowaniach. Wykonawca zobowiązał się ponadto dostosować je np. w przypadku zmiany dostawcy energii. Dlatego uważam, że takie, albo podobne rozwiązanie możliwe jest do wprowadzenia w każdym mieście czy gminie. Jednostki samorządu terytorialnego mają podobne problemy związane z zakupem i zarządzaniem energią.
Tomasz Bońdos: Z pewnością jest to rozwiązanie, które może być zastosowane także w innych samorządach. Zresztą cieszy się ono bardzo dużym zainteresowaniem wszędzie tam, gdzie je prezentujemy. Tak było m.in. w Sztumie na spotkaniu Stowarzyszenia Energie Cites. Myślę, że jest to rozwiązanie, które warto promować i propagować. Bardzo chętnie podzielimy się wiedzą i doświadczeniem na jego temat ze wszystkimi zainteresowanymi.
Czy obsługa faktur była pierwszym zrobotyzowanym procesem w UM Bydgoszczy?
Janusz Popielewski: Robotyzacja obsługi faktur nie jest pierwszym procesem, który został zautomatyzowany. Jako pierwszy został zrobotyzowany proces związany z obsługą windykacji, a konkretnie dotyczył automatyzacji pobierania komunikatów dot. windykacji w systemie do komunikacji bankowej. Tutaj – podobnie jak w przypadku obsługi faktur – głównym celem było zaoszczędzenie czasu pracownika, który może zająć się bardziej angażującymi zadaniami. Na kanwie tej pierwszej robotyzacji zorganizowaliśmy wewnętrzne szkolenie dla wszystkich miejskich wydziałów, ich dyrektorów i kierowników, aby potrafili zidentyfikować i wytypować procesy, które do robotyzacji się nadają. Nie jest też z pewnością ostatnim.
No właśnie. Jakie plany na przyszłość?
Janusz Popielewski: Obecnie pracujemy nad robotyzacją procesów związanych z obsługą e-deklaracji składanych przez mieszkańców w związku z opłatą za odbiór i zagospodarowanie odpadów komunalnych. Projekt jest już na ukończeniu. To będzie już trzeci robot funkcjonujący w mieście. Kolejne procesy zostaną wytypowane przez Zespół ds. audytu i kontroli, który aktualnie szkolimy w rozpoznawaniu tych procesów, które do robotyzacji się nadają.
