Wdrożenie doręczeń elektronicznych wymaga zidentyfikowania prac po stronie rządowej. Jest mało czasu na działanie!

W ocenie Unii Metropolii Polskich prace nad wdrożeniem modelu wymagają podjęcia pilnych działań usprawniających, do których należy:

1. Ustabilizowanie środowiska testowego służącego do testowania adresu do doręczeń elektronicznych oraz integracji systemów wewnętrznych (dziedzinowych) miast z system doręczeń elektronicznych udostępnianego przez Centralnym Ośrodkiem Informatyki - COI. Niestabilność obecnego środowiska nie pozwala na przygotowanie się do nowego modelu doręczeń. 

2. Szybkie i kompleksowe uzyskiwanie odpowiedzi na zgłaszane pytania przez zespół obsługujący COI oraz szybką realizację zgłoszeń.

3.  Dobra i płynna współpraca pomiędzy dostawcami systemów wewnętrznych dla miast a COI. Powinna się ona odbywać w dialogu, ciągłej wymianie doświadczeń i uprzednim informowaniu o planowanych zmian na środowisku testowym.   

4. Konieczne jest jednoznaczne określenie statusu systemu ePUAP po 10 grudnia 2023 r. i prowadzonej komunikacji za pomocą tego systemu. Do czasu pełnego wdrożenia wszystkich funkcjonalności systemu doręczeń elektronicznych oraz zintegrowania wszystkich usług online (centralnych i samorządowych) do nowego modelu doręczeń, system ePUAP powinien pozostać w użyciu i być prawnie skutecznym kanałem komunikacji pomiędzy podmiotami, które z niego korzystają. 

5. Konieczne jest wypracowanie i udostępnienie reguł przekierowania korespondencji w skrzynce doręczeń dla potrzeb zarządzania korespondencją kierowaną do urzędów, o którym mowa w art. 19  ust. 6  ustawy o doręczeniach elektronicznych. Brak obecnych reguł grozi uniemożliwieniem sterowania strumieniami wiadomości oraz zarządzania dokumentacją przez liczne systemy dziedzinowe stosowanie w miastach.

6. Wskazane jest uzupełnienie interfejsu doręczeń elektronicznych o moduł podpisu plików/załączników albo całej wiadomości, w zależności od wybranego wariantu. 

7. Konieczne jest przedstawienie wizji i harmonogramu integracji usług online z systemem doręczeń elektronicznych.

8. Wszystkie ministerstwa oraz urzędy centralne powinny przeanalizować wpływ nowego modelu doręczeń elektronicznych na aktualne procedury administracyjne, podatkowe itp.  oraz wskazać stosowne wyjaśnienia w tym zakresie. 

9. Istnieje obawy wobec wydajności systemu zapewniającego działanie Bazy Adresów Elektronicznych przy licznych pytaniach BAE, w szczególności przy masowej wysyłce korespondencji. 

Naszym zdaniem  brak podjęcia powyższych działań niesie istotne ryzyko nieudanego wdrożenia systemu doręczeń elektronicznych w dniu jego wejścia w życie.