Aktualności

Wdrożenie doręczeń elektronicznych wymaga zidentyfikowania prac po stronie rządowej. Jest mało czasu na działanie!

Cofnij

30 października 2023

Miasta Unii Metropolii Polskich im. Pawła Adamowicza przygotowują się do wdrożenia systemu doręczeń elektronicznych z dniem 10 grudnia 2023 r. Od tego terminu wszystkie JST zobowiązane są posiadać adres do doręczeń elektronicznych oraz odbierać i doręczać korespondencję przychodząca na ten adres. Wdrożenie nowego modelu doręczeń elektronicznych to ogromne wyzwanie techniczne, prawne i organizacyjne. Setki procedur, pracowników oraz tysiące spraw administracyjnych i podatkowych mają być realizowane w proponowanym rozwiązaniu.

W ocenie Unii Metropolii Polskich prace nad wdrożeniem modelu wymagają podjęcia pilnych działań usprawniających, do których należy:

1. Ustabilizowanie środowiska testowego służącego do testowania adresu do doręczeń elektronicznych oraz integracji systemów wewnętrznych (dziedzinowych) miast z system doręczeń elektronicznych udostępnianego przez Centralnym Ośrodkiem Informatyki - COI. Niestabilność obecnego środowiska nie pozwala na przygotowanie się do nowego modelu doręczeń. 

2. Szybkie i kompleksowe uzyskiwanie odpowiedzi na zgłaszane pytania przez zespół obsługujący COI oraz szybką realizację zgłoszeń.

3.  Dobra i płynna współpraca pomiędzy dostawcami systemów wewnętrznych dla miast a COI. Powinna się ona odbywać w dialogu, ciągłej wymianie doświadczeń i uprzednim informowaniu o planowanych zmian na środowisku testowym.   

4. Konieczne jest jednoznaczne określenie statusu systemu ePUAP po 10 grudnia 2023 r. i prowadzonej komunikacji za pomocą tego systemu. Do czasu pełnego wdrożenia wszystkich funkcjonalności systemu doręczeń elektronicznych oraz zintegrowania wszystkich usług online (centralnych i samorządowych) do nowego modelu doręczeń, system ePUAP powinien pozostać w użyciu i być prawnie skutecznym kanałem komunikacji pomiędzy podmiotami, które z niego korzystają. 

5. Konieczne jest wypracowanie i udostępnienie reguł przekierowania korespondencji w skrzynce doręczeń dla potrzeb zarządzania korespondencją kierowaną do urzędów, o którym mowa w art. 19  ust. 6  ustawy o doręczeniach elektronicznych. Brak obecnych reguł grozi uniemożliwieniem sterowania strumieniami wiadomości oraz zarządzania dokumentacją przez liczne systemy dziedzinowe stosowanie w miastach.

6. Wskazane jest uzupełnienie interfejsu doręczeń elektronicznych o moduł podpisu plików/załączników albo całej wiadomości, w zależności od wybranego wariantu. 

7. Konieczne jest przedstawienie wizji i harmonogramu integracji usług online z systemem doręczeń elektronicznych.

8. Wszystkie ministerstwa oraz urzędy centralne powinny przeanalizować wpływ nowego modelu doręczeń elektronicznych na aktualne procedury administracyjne, podatkowe itp.  oraz wskazać stosowne wyjaśnienia w tym zakresie. 

9. Istnieje obawy wobec wydajności systemu zapewniającego działanie Bazy Adresów Elektronicznych przy licznych pytaniach BAE, w szczególności przy masowej wysyłce korespondencji. 

Naszym zdaniem  brak podjęcia powyższych działań niesie istotne ryzyko nieudanego wdrożenia systemu doręczeń elektronicznych w dniu jego wejścia w życie.