Dyskusja o e-doręczeniach oraz rejestracji urodzeń i zgonów

Posiedzenie Zespołu ds. społeczeństwa informacyjnego Komisji Wspólnej Rządu i Samorządu Terytorialnego rozpoczęło się od … problemów technicznych po stronie rządowej i samorządowej. Ostatecznie spotkanie poprowadził Grzegorz Kubalski, zastępca dyrektora Biura Związku Powiatów Polskich.

Co dalej z e-doręczeniami?

Pierwotnie doręczenia elektroniczne miały wystartować 30 grudnia 2023 r. O zmianę tego terminu apelowały nie tylko jednostki samorządu terytorialnego, ale także zawodowe, m.in. Naczelna Rada Adwokacka. Ostatecznie zadecydowano, że e-doręczenia zaczną działać od 1 października 2024 r.

Strona samorządowa chciała przede wszystkim poznać harmonogram działań rządu, resortu cyfryzacji oraz Centralnego Ośrodka Informatyki (COI), który doprowadzi do tego, że e-doręczenia bez problemy wystartują w zaplanowanym terminie. Również z tego powodu, że samorządy muszą z odpowiednim wyprzedzeniem znać „ustabilizowany stan prawny” doręczeń elektronicznych, żeby do ich uruchomienia się odpowiednio przygotować. Aby to było możliwe informacje te muszą zostać stronie samorządowej przekazane jeszcze przed wakacjami. A to oznacza bardzo mało czasu na wykonanie niezbędnych prac przez resort cyfryzacji oraz COI, również dlatego, że po drodze są wybory: samorządowe i do Parlamentu Europejskiego.

- Jesteśmy świadomi tego kalendarza. Prace są bardzo intensywne. Na pewno w marcu wrócimy do państwa z informacją – deklarowała Katarzyna Zajkowska z Centralnego Ośrodka Informatyki dodając, że co prawda nie wskaże teraz, na posiedzeniu Zespołu, konkretnego kalendarza, ale resort cyfryzacji oraz COI robią wszystko, aby się „wyrobić”.

Następnie Sylwester Szczepaniak, koordynator Komisji i Zespołów Unii Metropolii Polskich im. Pawła Adamowicza przypomniał uwagi, jakie w zakresie e-doręczeń zgłaszała Unia Metropolii Polskich.

- Potrzebujemy przede wszystkim odpowiedzi na trzy pytania z warstwy technicznej. Po pierwsze integracja doręczeń elektronicznych z systemami obsługującymi nasze miasta. Po drugie, jak zostanie rozwiązana kwestia masowego wysyłania np. decyzji podatkowych do mieszkańców. Po trzecie w jaki sposób zostanie rozwiązany problem integracji systemu e-doręczeń z ePUAP? – dopytywał Sylwester Szczepaniak. 

W odpowiedzi przedstawiciele resortu cyfryzacji poinformowali, że realizacja dwóch pierwszych postulatów wymaga podjęcia działań przez operatora wyznaczonego, czyli Pocztę Polską. Natomiast jeśli chodzi o integrację z ePUAP to – jak poinformował resort cyfryzacji - jest to jedno z zagadnień obecnie analizowanych, aby przedstawić stronie samorządowej kompleksową informacją nie tylko w zakresie funkcjonowania całego ekosystemu e-doręczeń, m.in. o tym co dalej z usługami obecnie dostępnymi na ePUAP. 

Zamiast z papieru przepisujemy z ekranu

Kolejny punkt posiedzenia (na wniosek Ogólnopolskiego Porozumienia Organizacji Samorządowych – OPOS) poświęcony był cyfryzacji pracy Urzędów Stanu Cywilnego. Przypomnijmy, że projekt realizowany od 2014 r.  ciągle nie jest gotowy. W 2023 r. było już blisko (za sprawą nowej regulacji o cmentarzach i chowaniu zmarłych), ale – ostatecznie – rozwiązania nie wyszły poza fazę rządowych prac nad projektem. Ostatecznie skończyło się na wydaniu przez ministra zdrowia nowych rozporządzeń w sprawie karty zgonu oraz urodzenia, które zamiast na papierze są sporządzane w formie dokumentów elektronicznych. Nie usprawniło to jednak pracy urzędników stanu cywilnego, którzy nadal musza ręcznie wprowadzać dane z kart zgonu (urodzenia) do akt stanu cywilnego.

 W odpowiedzi przedstawiciele Ministerstwa Cyfryzacji oraz COI odpowiedzieli, że prace nad pełną cyfryzacją procesu wystawiania kart zgonu, którego jednym z elementów jest integracja systemów resortu zdrowia w których karty urodzeń i zgonów są sporządzane z systemem rejestrów państwowych (SRP). Prace nad tym były zaawansowane, a przerwało je wstrzymanie prac nad nową regulacją dotyczącą cmentarzy i chowania zmarłych. Jeżeli prace nad tą regulacją zostaną wznowione i w tym zakresie nie będą znacznie odbiegać od pierwotnych założeń, to dokończenie tych prac technicznych nie powinno zająć dużo czasu.

Zadanie zlecone, a płaci gmina

Kolejny, wniesiony przez stronę samorządową (OPOS) punkt dotyczył problemu wystawiania kart kryptograficznych przez COI. Karty te są niezbędne samorządowym urzędnikom do realizacji zadań zleconych z zakresu administracji rządowej. Jednak, aby gmina taką nową kartę mogła otrzymać dla czy to pracownika nowego, czy w miejsce starej, uszkodzonej musi nie tylko wysłać do COI zamówienie, ale także za taką kartę kupić oraz wysłać do COI w celu wgrania odpowiedniego kodu. Taka procedura jest nie tylko długotrwała (wysłanie karty z gminy do COI i odesłanie jej z COI do gminy trwa średnio 3 tygodnie) ale też powoduje nieuzasadnione koszty po stronie JST. Dlatego strona samorządowa postuluje, aby to COI kupował karty, a otrzymawszy od gminy zamówienie np. drogą elektroniczną (obecnie jest to zamówienie papierowe) wysyłał do samorządu zakodowaną kartę. Wprowadzenie takiego rozwiązania nie tylko skróci (przynajmniej o połowę) czas realizacji zamówionej karty, a w konsekwencji czas, w którym pozbawiony jej urzędnik pozostaje bezczynny (bez karty nie ma możliwości wykonywania pracy). Po drugie wyeliminuje to nieprawidłowość polegającą na tym, że koszty realizacji zadania zleconego pokrywa gmina.

- Dotacje celowe na realizację zadań zleconych z zakresu administracji rządowej pokrywają zaledwie 50% - 70% kosztów ponoszonych przez samorządy. Tymczasem realizacja zadań zleconych z definicji powinna wiązać się z całkowitym pokryciem kosztów realizowanych zadań przez zlecającego, więc jeżeli mówimy już o kwestii finansowania kosztów zadań zleconych, to niezbędna wymiana sprzętu również leży po stronie zlecającego, czyli po stronie rządowej  – mówił Jan Maciej Czajkowski, ekspert Związku Miast Polskich.

W odpowiedzi przedstawiciele COI i resortu cyfryzacji wskazali, że trwają prace nad uwspółcześnieniem systemu rejestrów państwowych, które mają już ponad 10 lat oraz, że w ramach tych prac przewidziane są różne warianty autoryzacji urzędników, w tym samorządowych.

Uwagi do Centralnego Rejestru Wyborców

Zespół ds. społeczeństwa informacyjnego omówił także dwa tematy związane z Centralnym Rejestrem Wyborczym. 

Pierwszy dotyczył realizacji przez Wojewódzką Komisję Wyborczą zadań związanych z weryfikacją informacji o poparciu danej listy kandydatów na radnych województwa (temat wniesiony przez Związek Województw RP). 

W temacie drugim samorządowcy zwróciły uwagę, że o ile gminy mogą obsługiwać wnioski w zakresie zmiany stałego obwodu głosowania w CRW to do CRW nie wpływają informacje, na podstawie których można zweryfikować, czy dana osoba mieszka, czy nie mieszka na terenie danej gminy.

Foto: Etienne Boulanger/Unsplash