Co dalej z doręczeniami elektronicznymi?

Pierwotnie doręczenia elektroniczne miały wystartować 10 grudnia 2023 r. Rzutem na taśmę nowy, wyłoniony w wyborach 15 października zeszłego roku Sejm uchwalił nowelizację i termin wejścia w życie doręczeń elektronicznych przesuną na 1 października 2024 r. Resort cyfryzacji deklaruje, że kolejnej zmiany tego terminu nie będzie, chociaż z przeprowadzonej przez resort analizy trudno powiedzieć, że administracja publiczna jest gotowa na rezygnację z powszechnego posługiwania się papierem. 

Plan naprawczy wdrożenia usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego był przedmiotem intensywnych dyskusji rządu (Ministerstwo Cyfryzacji - Centralny Ośrodek Informatyki) ze stroną samorządową. Najpierw na Zespole ds. społeczeństwa informacyjnego Komisji Wspólnej Rządu i Samorządu Terytorialnego (3 kwietnia br.) oraz dwa dni później, podczas szerokiego spotkania z przedstawicielami gmin, powiatów i województw, na które (stacjonarnie oraz online) stawiło się - pomimo gorącego, przedwyborczego okresu - ponad 80 przedstawicieli społeczności lokalnych.

E-doręczenia to teraźniejszość, nie przyszłość

- Doręczenia elektroniczne w polskim systemie prawnym już są i funkcjonują. Na rynku są podmioty zarówno komercyjne, jak i publiczne, które realizują usługę elektronicznych doręczeń i jest ona jak najbardziej prawnie skuteczna. Są całe grupy zawodowe, które już są zobowiązane zarówno do posiadania skrzynki do doręczeń elektronicznych, jak i do korzystania z niej, do odbierania doręczeń w sposób elektroniczny - mówił Michał Gramatyka, wiceminister cyfryzacji.

Samo wdrożenie e-doręczeń nie jest niczym skomplikowanym. Tutaj wystarczy złożenie wniosku, w wyniku którego założony zostanie tzw. adres do doręczeń elektronicznych (ADE). Kolejnym krokiem jest integracja istniejącego w danym podmiocie publicznym (np. urzędzie miasta, starostwie powiatowym, czy urzędzie marszałkowskim) tego ADE z istniejącym w tym podmiocie systemem elektronicznego zarzadzania dokumentacją i gotowe, można urzędową pocztę wysyłać i odbierać. I nie stoi na przeszkodzie fakt, że np. adresat decyzji administracyjnej z doręczeń elektronicznych nie korzysta. W takiej sytuacji wchodzi do akcji Poczta Polska, która jako operator wyznaczony świadczy tzw. usługę hybrydową i pismo elektroniczne zamienia na papierowe i w takiej postaci dostarcza do adresata. Tak to przynajmniej powinno funkcjonować w teorii, bo rzeczywistość już tak różowo nie wygląda.

W jakim jesteśmy punkcie?

To właśnie postanowiło zbadać Ministerstwo Cyfryzacji, a wyniki badania optymizmem nie napawają. Jedynie 30% podmiotów publicznych (m.in. administracja rządowa i samorządowa) wystąpiło i ma nadany adres doręczeń elektronicznych. Zaznaczyć w tym miejscu trzeba, że większość z nich wniosek w tej sprawie złożyło „w ostatnim momencie”. 20% podmiotów publicznych wystąpiło z wnioskiem o nadanie ADE w listopadzie i grudniu 2023 r., gdy e-doręczenia miały wejść w życie 10 grudnia 2023 r.

Równie źle wygląda sytuacja, jeżeli chodzi systemy klasy EZD. Badania Ministerstwa Cyfryzacji pokazują, że jakikolwiek system do elektronicznego zarzadzania dokumentacją ma jedynie 25% podmiotów publicznych. Badania jakościowe pokazują, że bardzo często te systemy służą jedynie do ewidencji korespondencji, a wewnętrzny obiekt dokumentów wciąż jest papierowy.

 - 12 na 12 Miast Unii Metropolii Polskich im. Pawła Adamowicza jest gotowych na wdrożenie e-doręczeń. We wszystkich miastach obieg dokumentów odbywa się w sposób elektroniczny, przy wykorzystaniu wysokiej klasy systemów EZD. Największe obawy budzi w nas gotowość Poczty Polskiej w szczególności do realizacji usługi hybrydowej, czy wysyłek masowych, np. decyzji podatkowych w podatku od nieruchomości - mówił Sylwester Szczepaniak z Unii Metropolii Polskich.

Jeżeli uświadomimy sobie, że od 1 października 2024 r. o 180 stopni zmieni się przewidziana w przepisach Kodeksu Postępowania Administracyjnego, czy Ordynacji podatkowej koncepcja doręczeń, to przedstawiona przez resort cyfryzacji diagnoza optymizmem nie napawa.

Co się zmieni 1 października 2024 r.?

Obecnie przepisy Kodeksu Postępowania Administracyjnego przewidują jako podstawową formę doręczenie pisma (np. decyzji administracyjnej) w formie dokumentu papierowego (np. list wysłany pocztą). Dopiero po spełnieniu określonych warunków może zostać doręczona w postaci dokumentu elektronicznego za pośrednictwem e-PUAP, albo innymi środkami komunikacji elektronicznej (np. e-doręczenia).

Od 1 października 2024 r., wraz z wejściem obowiązku korzystania z doręczeń elektronicznych zmieniają się przepisy Kodeksu Postępowania Administracyjnego (Ordynacji podatkowej) i cała korespondencja będzie musiała być doręczana elektronicznie, a dopiero po spełnieniu określonych warunków będzie można ją doręczyć w formie papierowej wykorzystując do tego usługę hybrydową Poczty Polskiej.

I właśnie z Pocztą Polską, a raczej z jej gotowością do e-doręczeń wiąże się drugi problem, który może zaważyć na wdrożeniu i sprawnym funkcjonowaniu doręczeń elektronicznych. 

- Na temat przygotowania Poczty Polskiej do doręczeń elektronicznych mamy rozmawiać z nowym zarządem tej spółki - informował wiceminister Michał Gramatyka podczas posiedzenia Zespołu ds. społeczeństwa informacyjnego KWRiST dodając, że według jego wiedzy jeszcze w tym zakresie zostało przez Pocztę Polska zrealizowane. 

Na taką zmianę (tą, która zgodnie z obowiązującymi obecnie przepisami ma nastąpić od 1 października 2024 r.) nie są przygotowani także ani obywatele, ani podmioty zobowiązane do stosowania doręczeń elektronicznych, przede wszystkim podmioty publiczne. Jak bowiem wynika z danych resortu cyfryzacji 70% podmiotów publicznych jeszcze nie złożyło wniosku o adres doręczeń elektronicznych, a 75% nie posiada żadnego systemu klasy EZD, czyli służącego do elektronicznego zarządzania dokumentacją, a bez którego doręczenia elektroniczne będą jedynie fikcją nowoczesności w administracji. Dlatego też Ministerstwo Cyfryzacji planuje wprowadzenie tzw. okresu przejściowego.

Przesunięcie obowiązków wynikających z KPA

CO planuje resort? o tym mówił wiceminister Michał Gramatyka na Zespole ds. społeczeństwa informacyjnego Komisji Wspólnej Rządu i Samorządu Terytorialnego oraz dwa dni później (5 kwietnia br.) podczas szerokiego spotkania z przedstawicielami gmin, powiatów oraz województw samorządowych. Po pierwsze resort nie zamierza przesuwać terminu wdrożenia e-doręczeń. Nastąpi to zatem zgodnie z planem 1 października 2024 r.

 - Od tej daty wszystkie zobowiązane podmioty publiczne muszą mieć adres do e-doręczeń. Natomiast nie będzie to podstawowa forma nadawania korespondencji. Podstawową formą doręczenia korespondencji pozostanie forma papierowa albo publiczna usługa hybrydowa, jeśli urząd stwierdzi, że jest to korzystniejsze, no bo jest to usługa tańsza. Natomiast dopiero po spełnieniu określonych warunków, czyli trochę analogicznie jak mamy sytuację teraz, będzie można doręczać korespondencję przez e-doręczenia, ewentualnie przez e-PUAP. - wyjaśniała Katarzyna Zajkowska z Centralnego Ośrodka Informatyki Ministerstwa Cyfryzacji.

Aby plan ten wcielić w życie Ministerstwo Cyfryzacji planuje pilnie znowelizować ustawę o doręczeniach elektronicznych. Chce to zrobić tzw. małą nowelizacją ustawy, która musi wejść w życie przed 1 października 2024 r. 

Równolegle mają trwać prace nad wdrożeniem we wszystkich podmiotach publicznych, w tym w jednostkach samorządu terytorialnego systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją. Plan jest taki, aby obowiązek posiadania systemów klasy EZD wszedł w życie od dnia 1 stycznia 2028 r., a więc przewiduje odpowiednio dużo czasu, aby samorządy mogły się do korzystania z tych systemów przygotować.

Grafika: Maria Shalabaieva/Unsplash